Wenn die Aufwandsabschätzung zeitlich nicht in den Terminrahmen passt werden mehr Ressourcen pro Gewerk eingesetzt. Ein Beispiel: Für ein handgeschachtetes Loch benötigt ein Arbeiter eine Stunde, zwei Arbeiter eine halbe Stunde und zehn Arbeiter sechs Minuten – und der Terminplan ist wieder im Lot. Dass dies nicht funktionieren kann, ist jedem sofort klar und trotzdem werden gerade dann diese verzweifelten Annahmen getroffen, wenn ein Projekt in Verzug geraten ist.

Bei der Aufwandsabschätzung ist viel Erfahrung gefragt und junge Kollegen und Kolleginnen gehen oft zu optimistisch in die zeitliche Kalkulation und tappen dabei gern in beliebte Fallen.

Supermann MitarbeiterInnen
Ihn/sie kann ich auch über einen langen Zeitraum konstant mit 120% Leistung einkalkulieren. Krankheit, Urlaub, Fortbildung kommen nicht vor. Es gibt auch nie Probleme am Arbeitsplatz oder im familiären Umfeld und er/sie ist immer gut drauf.

Ideales Umfeld
Es gibt keine Störgrößen. Jede Arbeit kann ohne Nachfrage oder Klärung sofort erledigt werden. Die EDV fällt nie aus, jeder ist jederzeit problemlos erreichbar und das Essen in der Kantine ist auch immer köstlich.

Sunshine Szenario
Ist das Budget zu knapp bemessen, wird so getan, als würde während der Projektlaufzeit immer die Sonne scheinen und Probleme gibt es nicht. Der Kunde ist einfach nur lieb und nett, das Team hoch motiviert und jeder eingesetzte Subunternehmer arbeitet termintreu und qualitätsgerecht.

Die Beispiele lassen sich problemlos fortführen und irgendwo habe ich das alles schon mal gesehen oder erlebt.

Ein Projekt mit einem Abnahmetermin im Frühsommer kann Sie lehren Feiertage zu fürchten. Ganz unerwartet gibt es plötzlich Ostern, Pfingsten und diverse Brückentage, die Ihren engen Terminplan kräftig durcheinanderwirbeln. Auch schön sind Winterbaustellen. Besonders dann, wenn es in dieser Region die letzten elf Jahre keinen Frost gab und Sie diesem Phänomen für volle drei Monate ausgeliefert sind. Ihre Termine laufen davon und Ihre Subunternehmer sitzen bei Schlechtwettergeld zu Hause im Warmen.

Zum Jahresende kann Sie aber auch noch ein weiteres Schicksal ereilen, insbesondere, wenn Sie mit Behörden zusammenarbeiten. Ein örtlicher Energieversorger zum Beispiel kalkuliert seine durchzuführenden Maßnahmen in einem Jahresbudget. Ist dies zum Jahresende nicht ausgeschöpft, kümmert er sich vorrangig um seine eigene Belange, bevor er Ihre Aufträge abarbeitet. Die von Ihnen beauftragten Subunternehmer für die Tiefbauarbeiten sind übrigens auch lieber für den Energieversorger tätig, weil bei ihm die Preise besser sind.

Erfahrungsgemäß fallen Aufwandsschätzungen zu neuen Themen oder von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die nur selten bewusst Aufwände schätzen, eher zu niedrig denn zu hoch aus. Eine bewusste und systematische Erfahrungssicherung, Grundvoraussetzung für eine fundierte Aufwandsabschätzung, erfolgt aus Zeitmangel häufig nicht und viele Angaben zum voraussichtlichen Aufwand werden unter dem Druck knapper Ressourcen und enger Terminpläne gemacht. Die zuständigen MitarbeiterInnen werden nicht oder nur ungenügend bei der Aufwandsschätzung mit eingebunden. Dabei ist dies schon allein aus Motivationsgründen unerlässlich, vom Fachwissen ganz zu schweigen.

Nehmen Sie sich Zeit für dieses wichtige Thema und nutzen Sie die Erfahrung von Kollegen und Kolleginnen bzw. den ausführenden MitarbeiterInnen.

PS: Die chinesische Methode bedient ein beliebtes Vorurteil: Chinesen sind wie Ameisen und arbeiten die ganze Zeit für wenig Geld.