Ich wurde am Montag gefragt, wie man denn ein Projekt Kick-off Meeting durchführt und ob ein solches überhaupt so wichtig sei. Meiner Meinung nach ist dieser offizielle Projektstart das wichtigste Meeting im ganzen Projekt. Hier habe ich als Projektleiter die Möglichkeit, das Team derart zu informieren und zu motivieren, dass sich jeder mit diesem Vorhaben identifizieren kann. Deshalb ist es auch zwingend erforderlich dieses Meeting akribisch vorzubereiten. Es wird nicht funktionieren das Meeting mal eben so ad hoc aus dem Ärmel zu schütteln und zu meinen, es würde schon gut werden. Ich sollte mir darüber im Klaren sein, dass nicht jeder gleich Feuer und Flamme für mein Projekt sein wird. Weiterhin muss ich mir genaue Gedanken darüber machen, welche Erwartungen das Team und die am Projekt beteiligten Stakeholder haben.

Ich werde hoffentlich auf Befürworter stoßen, die mich und das Team während des Projektes weitgehend vorbehaltlos unterstützen. Bestimmt nehmen einige Personen erst einmal eine neutrale Haltung ein. Diese heißt es mit individueller Ansprache für das Projekt zu begeistern, damit sie im weiteren Vorgehen zu Unterstützern werden. Die gefährlichste Gruppe bilden die Gegner des Projektes, die Bedenkenträger, die in allem ein Problem sehen. Ich meine damit nicht die konstruktiv kritischen, sondern die, die schon immer so agiert haben. Davon langt schon einer um ein ganzes Team madig zu machen. Darauf muss ich gefasst sein und mir individuelle Strategien erarbeiten um diese Personen mit ins Boot zu holen.

Als Projektleiter muss ich mich auch mental auf dieses Meeting einstellen. Es geht nun einmal nicht mit hängendem Kopf und offensichtlicher Frustration in dieses Meeting zu gehen. Damit ziehe ich keine MitarbeiterInnen auf meine Seite und erzeuge keine Begeisterung für das Projekt. Ich muss so positiv in dieses Meeting gehen das allen klar wird, dass ich mich bereits voll und ganz mit dem Projekt identifiziert habe und nun MitstreiterInnen suche. Während meiner Ausbildung zum General Projekt Manager habe ich, unter anderem, so ein Meeting geprobt und per Video aufgezeichnet. Ich war selber über meine Videoaufzeichnung erschrocken. Wie nüchtern und kühl ich bei diesem Meeting rüber kam! Innerlich war ich voller Enthusiasmus aber nach außen wirkte ich sehr konzentriert, weil ich in dieser spontanen Übung sehr darauf bedacht war, ein gutes Englisch zu sprechen. Diesen Eindruck hätte ich mit ausreichender Vorbereitungszeit eliminieren können. Die Übung hat mich für alle weiteren Kick-off Meetings in meinem weiteren Projektleben geprägt.

Ein wirklich tolles Projekt Kick-off Meeting habe ich in den Anfängen erlebt. Der Projektleiter war ein Südländer, mit strahlend hellblaue Augen und mit einem Lächeln von einem bis zum anderen Weisheitszahn. Er kam in das Meeting hereingestürmt und hatte sofort jedermanns Aufmerksamkeit. Als Erstes ging er in die Runde und begrüßte jeden einzelnen Teilnehmer. Dabei hatte er für jeden eine kurze passende Ansprache und herzte mal hier und klopfte mal dort eine Schulter. Seine Ausführungen waren im wahrsten Sinne feurig und voller Enthusiasmus. Er stand nie still, brauchte auch kein PowerPoint und begeisterte das Team, in dem die Informationen souverän vermittelt wurden. Zum Schluss sprang er tatsächlich auf einen Tisch, jubelte als wär das Projekt bereits erfolgreich beendet und sang „We are the champions“. Aber bitte Vorsicht und nicht nachmachen. Sie müssen authentisch bleiben. Hätte ich diese Show abgezogen wäre es lächerlich gewesen. Dem Projektleiter in unserem Beispiel hat man es dagegen abgenommen. Ich war wie wachgerüttelt von diesem Auftritt und es war klar – mein Feuer hatte er entfacht.

Die Königsdisziplin ist das Projekt Kick-off mit dem Kunden. Dabei tritt der Informationsaustausch zu den einzelnen Aufgaben eher in den Hintergrund. Jetzt können sich beide Projektparteien das erste Mal einander vorstellen und die MitarbeiterInnen finden ihren „Spiegel“, ihr Gegenüber und Gesprächspartner für die nächsten Monate oder gar Jahre. Jetzt können Sie als Projektleiter erfahren, wie weit die Projektidentifikation bei Ihren Teammitgliedern angekommen ist und wie jeder Einzelne vor dem Kunden auftritt.

Das Projekt Kick-off Meeting wird viel zu oft auf die leichte Schulter genommen – machen Sie es besser.