Das unerwartete Angebot und die Angebotsbearbeitung

Wir hatten schon einmal beleuchtet was passiert, wenn das Account Management keinen Einfluss auf die Ausschreibung seines Kunden nehmen konnte. Das folgende Beispiel ist symptomatisch dafür und daher leider kein Einzelfall. Es fängt immer damit an, dass wie aus heiterem Himmel eine Angebotsaufforderung bei Bids&Proposal eingeht. Das Angebotsvolumen beläuft sich auf ca. 70 Millionen € und die Abgabe muss in fünf Wochen erfolgen – jetzt beginnt der Tanz.

Der erste Schritt heißt Offer Qualification Meeting (OQM). Hier kommen die Abteilungsleiter der involvierten Bereiche zusammen um zu entscheiden, ob das Angebot überhaupt bearbeitet werden soll. Schätzen Sie doch einmal, wie viele Angebote in einem Unternehmen durchschnittlich abgelehnt werden. Es sind <1 %. Wollen Sie noch einmal schätzen? Wer kämpft am meisten darum, dass das Angebot bearbeitet wird. Genau es ist der Account Manager. Das OQM beschließt somit, dass die Angebotsabteilung die Arbeit aufnehmen soll.

Nach erster Sichtung der Unterlagen (300 Seiten stark) kommt der Bid Manager beim ersten kickoff zu folgendem Fazit: Es scheint illusorisch zu sein die Angebotsmannschaft für dieses unerwartete Angebot zusammenzustellen. Die Technik meint, dass dies nicht zu schaffen sei, weil sie bekanntlich chronisch unterbesetzt ist. Darüber hinaus haben sie zurzeit zu viele andere technische Baustellen. Der Einkauf kann erst tätig werden, wenn die technischen Voraussetzungen geklärt sind. Die Rechtsabteilung sagt die Prüfung der Terms&Conditions fristgerecht zu. Ein Projektmanager kann frühzeitig mit in das Angebotsboot geholt werden und hat auch Kapazität zur Evaluierung und Kalkulation des Projektmanagements. Das Deployment hat dagegen keine Zeit die erforderlichen Services herauszuarbeiten und zu bepreisen, will aber mal prüfen was sie machen können. Der Account Manager ist selber völlig überrascht dass der Kunde so etwas ausschreibt und versteht gar nicht die Eile.

Als erstes drängt sich mir die Frage auf, ob der Kunde es überhaupt mit unserem Unternehmen ernst meint oder nur einen schnellen Benchmark benötigt. An zweiter Stelle frage ich mich, welcher Konkurrent dem Kunden bei der Ausschreibung vielleicht den Stift geführt hat, soll heißen seine technischen Stärken in das Angebot implementiert hat.

Aber weiter mit unserem Beispiel. Eine fundierte Angebotsbearbeitung in fünf Wochen bei einem zweistelligen Millionenwert ist mehr als sportlich. Ja warum eigentlich? Die Erklärung, die jetzt folgt, klingt wie ausgedacht, hat sich aber mehrfach so ereignet. Der Angebotstext wird nach Themen in einer Verantwortlichkeitsmatrix aufgeteilt. Jede Abteilung evaluiert nach bestem Wissen und Gewissen auf Aktenlage. Alle denken also, dass sie den Kunden und seine Ausschreibung verstehen. Eine Woche später bespricht man im großen Kreis der Beteiligten die ersten Ergebnisse. Für dieses erste Offer Review Meeting wird häufig 1 Stunde veranschlagt. Die tatsächliche Dauer nimmt aber ein Mehrfaches dieser Zeit ein, da jeder Beteiligte nur Teile des Angebotes kennt und jetzt eine Vielzahl an Informationen aus den anderen Angebotsteilen erhält (oder auch nicht). Besonders interessant wird es, wenn ein wichtiger Ansprechpartner verhindert ist und keine Vertretung bestimmt hat. Dann werden seine Themen einfach vertagt. Dieses Spiel wiederholt sich dann die nächsten vier Wochen. In der letzten Woche liegen dann regelmäßig die Nerven blank. Dem Kunden wird ein technisches Feature bestätigt, obwohl es noch nicht zur Verfügung steht. Die ermittelten Kosten für Services werden kräftig nach unten korrigiert, die des Projektmanagements sowieso. Das Angebot wird auf dem letzten Drücker aber fristgerecht abgegeben und dann passiert nichts mehr. Irgendwann erfährt der Account Manager, dass ein Mitbewerber den Auftrag gewonnen hat. Seine Systeme passen optimal zu den Kundenanforderungen – da kann man halt nichts machen.

Zur Angebotsbearbeitung generell fällt mir ein positives Beispiel ein. Wir, die Angebotsmannschaft, wurden drei Wochen in einen Raum „eingesperrt“. Alle waren komplett im Bilde und Detailklärungen oder weitere Zuarbeiten wurden auf Anfrage von weiteren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Unternehmens geklärt. Dieses Vorgehen war zeitintensiv aber enorm effektiv. Das Angebot war schlüssig, technisch und konzeptionell sehr ausgefeilt und jeder stand voll und ganz hinter seinen Kalkulationen und zeitlichen Zusagen – und wir bekamen den Zuschlag. Kurios war nur, dass das Unternehmen keine Kantine besaß und man sich zum Mittag bei Wind und Wetter in eine Reihe anstellte, um ein Sandwich aus einem privaten Pkw für 3 Pfund 50 zu kaufen – Tag für Tag mit einer Tüte Chips inklusive.

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